Surakarta – Komitmen menuju transformasi administrasi digital terus diperkuat oleh Universitas Muhammadiyah Surakarta melalui evaluasi dan pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip dan Surat (SIPAS). Setelah digunakan selama empat tahun, sistem tersebut kini memasuki tahap evaluasi menyeluruh guna mengoptimalkan layanan administrasi yang lebih efektif, terintegrasi, dan mendukung implementasi kampus berbasis paperless.
Pembahasan tersebut mengemuka dalam Workshop Pengembangan SIPAS yang mempertemukan berbagai unsur pengguna sistem untuk mengevaluasi pengalaman penggunaan sekaligus merumuskan arah pengembangan di masa mendatang.
Evaluasi dilakukan berdasarkan hasil survei yang telah disebarkan kepada civitas akademika UMS. Hasil survei menunjukkan beragam temuan terkait penggunaan SIPAS, mulai dari frekuensi akses pengguna hingga pengalaman penggunaan dalam mendukung aktivitas administrasi sehari-hari.
Dari hasil evaluasi, ditemukan bahwa masih terdapat sebagian pengguna yang belum pernah mengakses SIPAS. Selain itu, beberapa masukan menyoroti aspek layanan, kelengkapan konten, keterjangkauan informasi, hingga kemudahan penggunaan sistem.
Salah satu perhatian yang mengemuka dalam forum tersebut adalah persepsi sebagian pengguna yang menilai penggunaan SIPAS masih menambah alur pekerjaan administratif. Jika sebelumnya proses administrasi cukup dilakukan melalui pencetakan dan pengarsipan fisik, saat ini pengguna harus menyesuaikan diri dengan alur digital yang memerlukan tahapan tambahan.
Meski demikian, arah kebijakan pimpinan universitas menegaskan komitmen menuju sistem administrasi full paperless sebagai bagian dari transformasi tata kelola kampus modern.
Workshop kemudian dibagi ke dalam dua fokus utama, yaitu pembahasan teknis pengembangan SIPAS dikoordinasikan oleh Andi Widagdo dan penyusunan template umum surat yang dikoordinasikan oleh Suni Tuti.
Pada sesi pengembangan sistem, Hamam memaparkan sejumlah inovasi yang telah dan akan dikembangkan dalam SIPAS. Salah satunya ialah fitur surat keluar yang memungkinkan dokumen dibuat dalam format Microsoft Word dan secara otomatis dikonversi menjadi PDF sehingga proses administrasi dapat berlangsung lebih praktis.
Selain itu, SIPAS juga telah menyediakan forum diskusi bagi pengguna serta fitur delegasi dengan beberapa skema, yaitu akun mandiri, jabatan, serta unit atau fakultas. Penggunaan tanda tangan berbasis QR Code juga telah diterapkan, meskipun saat ini fitur tersebut hanya tersedia untuk akun unit, fakultas, maupun lembaga.
Pengembangan lain yang turut menjadi perhatian ialah integrasi notifikasi melalui WhatsApp. Namun implementasi fitur tersebut masih dalam tahap evaluasi mengingat kebutuhan biaya operasional yang cukup besar.
Ke depan, pengembangan SIPAS juga diarahkan pada kemungkinan hadirnya versi aplikasi mobile agar akses layanan administrasi kampus dapat dilakukan dengan lebih mudah dan fleksibel.
Dalam diskusi, muncul berbagai masukan dari peserta terkait kebutuhan pengguna di lapangan. Beberapa usulan yang disampaikan antara lain fitur pengiriman surat ke banyak penerima secara sekaligus, pengaturan forum diskusi yang lebih terbatas agar lebih kondusif, hingga mekanisme penarikan surat keluar apabila terjadi kesalahan penomoran.
Peserta juga menyoroti pentingnya notifikasi kepada pengirim sebagai penanda bahwa surat telah berhasil diproses dan dikirim.
Sebagai tindak lanjut, forum menyepakati perlunya pendampingan yang lebih terfokus bagi unit-unit yang membutuhkan. Pendampingan tersebut direncanakan melalui forum diskusi daring berkala menggunakan Zoom yang akan dilaksanakan setiap satu hingga dua minggu sekali.
Tidak hanya pengembangan sistem, workshop juga membahas standarisasi template surat. Nantinya, kop surat akan dibuat lebih dinamis menyesuaikan identitas unit, fakultas, maupun lembaga. Selain itu, template surat dalam bahasa Inggris juga akan disiapkan agar format administrasi di lingkungan UMS menjadi lebih seragam.
Melalui evaluasi dan pengembangan berkelanjutan ini, UMS berharap SIPAS dapat semakin optimal dalam mendukung tata kelola administrasi kampus yang efektif, modern, dan sepenuhnya terintegrasi secara digital. Langkah tersebut sekaligus menjadi bagian dari upaya UMS dalam membangun ekosistem kampus yang adaptif terhadap perkembangan teknologi dan kebutuhan layanan masa depan.
